Si esta por iniciar un proyecto de estados de cuenta electrónico le sugerimos considerar las siguientes preguntas para garantizar el cumplimiento de las diferentes reglamentaciones involucradas:
1. ¿Es un comprobante fiscal de egresos o ingresos?
Existen diferentes tipos de estados de cuenta (bancarios, de ahorro, de inversion , etc.) y no todos fungen como un comprobante fiscal de egresos o ingresos para quien lo emite o recibe dando cumplimiento al Art. 29 del Codigo Fiscal. Por lo que la primera pregunta a resolver antes de iniciar un proyecto de estados de cuenta electrónico es si es un comprobante fiscal de ingreso o egreso.
Si NO es un comprobante fiscal de egresos o ingresos se manejará como un documento electrónico ordinario (no fiscal) y resolver las siguientes preguntas de este blog.
Si ES un comprobante fiscal de egresos o ingresos se deberá cumplir con los reglamentos y estandares definidos por el SAT en la Resolucion Miscelanea fiscal y su Anexo 20 para los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) ó Comprobantes Fiscales Digitales por internet (CFDI) asi como la obligatoriedad de su implementacion según aplique.
Algunos ejemplos de estados de cuenta que son comprobantes fiscales digitales:
- Estados de cuenta en donde se cobren intereses y comisiones al receptor del documento y por lo tanto generen IVA tales como los estados de cuenta de creditos otorgados, inversiones o ahorro donde los emisores cobran a los clientes estos conceptos por manejo de sus inversiones, créditos o cuentas. Este tipo de estados de cuenta funge como comprobante fiscal de ingreso para el emisor.
- Estados de cuenta bancario (de tarjetas de crédito o débito) en donde el tarjetahabiente o receptor, de acuerdo al 29-C del CFF, puede comprobar la adquisicion de bienes o servicios con una o varias operaciones registradas dentro del estado de cuenta. Este tipo de cuenta funge como comprobante fiscal de egreso para el receptor y requiere de un complemento definido por el SAT.
2. ¿Es una constancia de retenciones?
Esta funcionalidad de un estado de cuenta se da principalmente en estados de cuenta de inversiones y/o afore.Digamos que usted es un usuario que dá dinero a una institucion financiera para que se invierta en diferentes instrumentos financieros y al finalizar cierto periodo ese dinero invertido puede dar ganancias al usuario o inversionista. Por esas ganancias la institucion financiera, quien emite el estado de cuenta, debe retener impuesto sobre la renta (ISR) e informar al usuario inversionista.
En caso de que el estado de cuenta funja como constancia de retenciones, se deberá identificar:
- Si es anual y se apega al regla I.2.1.11. de la Resolución Miseclanea Fiscal (RMF) 2010
deberá cumplir con la reglamentación de Firma Electrónica (FIEL). La información de la retencion de ISR deberá ingresarse dentro de la "Addenda" en caso de que el estado de cuenta sea adicionalmente un CFD o en un formato electrónico libre si el estado de cuenta no tiene caracter de comprobante fiscal de ingreso y/o egreso - Si es mensual o informativa y se apega al Art. 58 y 58 de la LISR fraccion II deberá consultarse con el SAT las especificaciones y en donde se debe declarar la información.
3. ¿Es un documento financiero?
Los estados de cuenta en su naturaleza "operativa" puede estar regulada por la Comision Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), por la ABM, por ley de transparencia, etc. Estas instituciones regulan la informacion que NO es fiscal sino financiera tal es el caso de los detalles de las inversiones, tasas de interes, tasa de rendimiento, clasificacion de inversiones, numeros de cuentas, etc.
Cualquiera que sea el caso, deberá consultarse si existen formatos electrónicos regulados por dichas instituciones y/o asociaciones para cumplir con los requerimientos de formatos e informacion.
En caso de que el estado de cuenta sea adicionalmente un CFD, esta información se define como una Addenda. En caso contrario solo se utilizará el formato regulado por la institución financiera y/o asociaciones como formato electrónico o en caso de no existir se utilizara un formato libre.
4. ¿Es un documento de caracter comercial o requiere validez juridica?
En caso afirmativo deberá resguardarse el estado de cuenta electrónico bajo lo definido por Secretaría de Economía en la NOM151.
Con esto se garantiza que todo el documento electrónico, incluida la información de la Addenda que no se firma electrónicamente en un CFD, se resguarda con un tercero autorizado por Secretaria de Economía que dará fé de la integridad del documento (que no ha sido alterado) ante un juez en caso de ser necesario.
