Addendas y más Addendas

Muchos clientes y clientes potenciales en el mercado nos preguntan: "¿Qué es una Addenda y para que sirve?" Bueno, vamos a tratar de dar una explicación que sea fácil de entender.

¿De donde nace la Addenda?

La Addenda es un nodo dentro del esquema XML (XSD) definido por el SAT en su Anexo 20 que permite el ingreso de información no fiscal al Comprobante Fiscal Digital, pero que está relacionado con el documento como tal. Esta liga del SAT es bastante útil y contiene mucha información sobre este nodo: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_6601.html.

Dado a que la sintaxis es completamente abierto, y dado a que no se agrega a la cadena original del CFD que se firma, la información dentro de la Addenda es tan diverso como los contribuyentes que la utilizan.

¿Cómo se utiliza y qué beneficios tiene?

Algunas empresas utilizan la Addenda como sección para agregar más información como emisores (por ejemplo coneptos de estados de cuenta), para que se pueda agregar a los formatos impresos de los CFDs. Otros, lo utilizan para poder controlar los CFDs que reciben. Podrían agregar dentro de la Addenda el número de órden de compra que tiene que ver con la factura electrónica, número de proveedor quien está enviando el documento, entre otros datos.

Como gran receptor, esto puede ser de gran utilidad para poder automatizar flujos de aprobación y rastreo de los CFDs cuando se registren dentro del sistema contable o ERP. Un gran receptor podría recibir un CFD que tenga número de proveedor "ABC123" y al enviarse al ERP se podría disparar una regla que solicite autorizaciones adicionales para llevarlo a cuentas por pagar.

Todo esto nos lleva a la automatización de procesos, el gran ahorro para empresas o instituciones de cualquier tamaño.

¿Cuáles son los otros servicios que influyen en cómo estructurar un CFD con Addenda?

Los grandes receptores de México cuentan con sus propias reglas de Addenda, aunque podrían estar basadas en patrones de estándares, tal como el de la AMECE para el sector Retail (Autoservicio). Sin embargo, cada gran receptor lo ajusta a sus necesidades.

No solamente cambia la información de la Addenda para cada "ancla", sino también son diferentes los protocolos de comunicación que se pueden utilizar para enviar la Addenda (AS/2, SFTP, FTPS, HTTPS) y los formatos de la Addenda (EDIFACT, TXT, XML). Por lo tanto, para una empresa que tiene como clientes a varios grandes receptores se puede complicar la integración con cada uno de los mismos, ya que cada uno requiere de datos diferentes, formatos diferentes y protocolos de comunicación diferentes.

¿Qué alternativas hay para incorporar la Addenda como emisor?

Aunque suene ilógico, muchos emisores prefieren pagar una tarifa para poder mandar todos sus CFDs a sus clientes que requieren una Addenda por todo lo que implica. Aunque podría sonar caro en un principio, es mucho menor el gasto de pagar por este servicio de envío que pagar por estar desarrollando y manteniendo mecanismos de integración con los clientes importantes. Estos proveedores son conocidos como "Burós de Servicio" (de hecho nuestra solución RC Network también tiene esta funcionalidad), y asuimiendo que los niveles de servicio son aceptables simplifican mucho la operación.

La otra alternativa es incorporar soluciones de integración locales, sin embargo, esto es apto solamente para aquellas empresas que manejan mucho volumen y que tienen un departamento de TI consolidado.

¡Yo también quiero mi propia Addenda!

¡Al fin! Completaron su proyecto de emisión, ahora nos toca habilitar a nuestros proveedores con factura electrónica. Para ello, es importante definir nuestra propia Addenda. Algunas recomendaciones, basado en lo que hemos visto con los proyectos de recepción:

• Traten de utilizar patrones de Addenda de su sector. Si no existe, se podría desarrollar uno como parte de una asociación.
  
  
• Simplifiquen las opciones de integración para sus proveedores. Si no es posible recibir CFDs con Addendas por más de un medio, permita a sus proveedores mandar CFDs por medio de un tercero autorizado por el SAT. Además de validar la estructura el XML del CFD, pueden asistir en validar la estructura y sintaxis de su Addenda antes de que lo reciba, en un protocolo y en un formato.
  
  
• Diseñe sus flujos de aprobación de CFDs para que refleje lo que actualmente tenga implementado. Estos flujos de aprobación deberían de estar dentro de su ERP o bien dentro de una herramienta de flujo de trabajo electrónico, de lo contrario tendrá que imprimir los CFDs.
  
  
• Tenga un plan concreto patrocinado por dirección para dar de alta sus proveedores con CFDs incluyendo su Addenda. Empiece con los proveedores estratégicos (los que generan más tráfico), e incorpore los demás por fases. Se pueden segregar por región geográfica, tamaño, sector, materiales directos y materiales indirectos. Adicionalmente, tenga a la mano proveedores de CFDs que puedan ofrecer una solución a su proveedor en caso de que aún no cuente con una solución de facturación electrónica.
  
  
• Si utiliza a un proveedor autorizado por el SAT para recibir todas sus facturas, esté seguro de que le entregue niveles de servicio agresivos y que cumpla con los más altos niveles de seguridad. Además, de que tenga la infraestructura para atender a sus proveedores en caso de una contingencia.

Eso es todo por ahora, regresen pronto para ver más información y tips sobre cómo incorporar soluciones de factura y comercio electrónico.